Fontos levelezési tipp az ünnepek előtt

inkább rejtsd el a többi címzettet!

UnDisclosed-recipienc-mail

Tipikusan rosszul címzett lista

Akik hozzám hasonlóan több sajtó osztály listáján is szerepelnek, azok rendszeresen találkoznak a problémával, de így a karácsonyi és/vagy újévi üdvözletek idején másoknál is, (ráadásul tömegesen) tapasztalható. A megoldás pedig rémesen egyszerű: a BCC (Titkos másolat) mezőbe írd a körlevél címzettjeit, ne a TO (Címzett) mezőbe!

Nem csak a pr, marketing és egyéb média kapcsolatokat kezelő munkakörökben ajánlott erre (is) figyelni, másoknak is hasznos és követendő tanács következik. A kommunikációs szakmában viszont különösen gyakori és fontos kérdésről van szó.

Első ránézésre nem tűnik problémának, hogy barátainkkal vagy munkatársainkkal egy listában szerepel a címünk. Viszont akik tucatjával kapják a százaknak kiküldött üzeneteket, azok nem feltétlenül örülnek annak sem, mikor valaki véletlenül a “Válasz mindenkinek” gombra kattintva válaszol, és mindenki megkapja az üzenetét. Annak meg még kevésbé örül, hogy egy csomó idegen emberhez eljutott a címe, amivel ki tudja, hogy mikor és ki fog visszaélni, hogy hány olyan sajtó, reklám vagy spam listára kerül fel így a címe, amire önszántából soha nem szeretett volna felkerülni. Arról nem is beszélve, hogy elég hozzá a címzettek között csak egyetlen vírusos számítógépnek hozzáférni egy ilyen címlistához, és máris mindenkit elkezdhet megfertőzni.
Csendben hozzáteszem, nem is olyan elegáns, ha látszik, hogy a levél mennyi más embernek lett még elküldve. Még ha a személytelen, általános, netán eleve több címzettet megszólító megfogalmazásából ki is derül, hogy nem te vagy az egyetlen címzettje, sokkal jobban mutat ha nem látszik mindenki.

Undisclosed-Recipients

Rejtsd el a címzetteket!

Egyszerű a megoldás
Pont ezért kapott helyet az email szabványban a BCC, vagyis vakmásolat (Blind Carbon Copy) mező. Akiknek a címét ide írod a levél elküldése előtt, azok mind megkapják a levelet, de egyikük sem fog látszani sem egymás, sem a többi címzett számára. Pont az ilyen esetekre találták ki, tessék használni!
A címzett és másolat (CC) mezők azért vannak, hogy akkor írjunk bele címzetteket, ha kollégáknak, barátoknak küldünk üzenetet, és maga az is üzenet részét képezi, hogy kik értesülnek még erről az üzenetről. Ha például panaszlevelet írsz egy cégnek, akkor üzenet értéke van, hogy a másolatban szeerepel a fogyasztóvédelem, meg a teljes magyar sajtó szerkesztőségi címei. Ha viszont sajtóközleményt, sajtómeghívót, vagy karácsoyni üdvözletet küldesz nekik, akkor nem kell tudniuk egymásról – sőt kifejezetten kártékony is, ha ott van.

koremailKuldes-jogellenes-NAIH

Sok százezres birság a hibáért

Jogi következményei is lehetnek
Túl azon, hogy nem túl elegáns megoldás, bizony adatvédelmi törvényt is sért ez az óvatlan hiba. A 2011. évi CXII. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról ugyanis kimondja, hogy személyes adatokat csak kifejezett célhoz rendelve lehet gyűjteni, tárolni és kezelni is.
Az ismerőseink csak nekünk adják meg az email címeiket, az újságírók pedig kifejezetten azért adják meg a sajtó osztályoknak, pr cégeknek és rendezvényszervezőknek, hogy ők tájékoztassák őket a saját információikról. Ezeket az adatokat másnak átadni nem érdekük, de ami ennél fontosabb, joguk sincs, mert arra nem kaptak felhatalmazást. Ha pedig megsértik, akkor csúnya jogi következményei lehetnek. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság akár töbszáz ezres birságot róhat ki érte, függetlenül attól, hogy mondjuk pénzért, szándékosan adta át egy ügynökség a saját munkájához használt címlistáját, vagy véletlenül elfelejtették elrejteni a körlevél címzettjei elől egymást.

Remélem, hogy ezen inkább a levélküldők gondolkoznak el, és változtatnak a szokásaikon, mint a címzettjeik kezdenének pereskedni.

Kiegészítés: Úgy tapasztaltam, azt sem árt leírni, hogy a tömeges címzetteknek küldött levelekre  a Válasz (Reply) gombbal ajánlott válaszolni, mert a Válasz mindenkinek (Reply All) a körlevél gombbal minden egyes címzettjének válaszolunk, ha netán a feladó elmúlasztotta volna elrejteni őket előlünk.
Azt pedig biztosan nem akarod, hogy több tucat, vagy akár több száz kolléga nevessen rajatad a publikus válaszleveled miatt.

Egyébként az illusztráció sem régi és külön vicces benne, hogy  tele van az elrejtett feladó címlistája olyan szerkesztőségekkel, amik már évek óta nem léteznek…

Oszd meg az ismerőseiddel és iratkozz fel a blog hírlevelére! Ne maradj le az újdonságokról!

Címkék