Sajtóanyag, közlemény, meghívó

sajtó osztályok figyelmébe - de másnak is hasznos lehet

emailA Médiablog Sajtóközlemény címen ismét érdekes témát boncolgat, amit én is ajánlok minden sajtó osztály, sajtós, marketinges, pr-es és egyéb céges, vállalati, sajtó, és egyéb kommunikációval foglalkozó figyelmébe. Én is gyakran szembesülök sajtóközlemények, meghívók, sajtóanyagok és egyéb hasonló küldemények számtalan problémájával, amiről akár külön szakkönyvet is lehetne írni, hogyan (és sok-sok gyakorlati ellenpéldával szemléltetve, hogyan ne) írjunk sajtólevelet. Ezzel egyelőre nem próbálkozom, de azért pár fontos gondolatot megpróbálok megosztani, hátha hatással lesz az illetékesekre.

Akár csak a tevékenységünk, a tapasztalataink és az ezekhez fűződő problémáink is eltérnek Pollnerrel. Ő egy tematikus szakblog szerkesztője (bár én is), és zavarják a tematikájába nem illő sajtóanyagok.
Én igyekszem minden területről minél több információt begyűjteni. Ezek gyakran segítik a munkámat, és néha még itt a blogon is sikerül ezt-azt hasznosítanom belőle. Én szeretek magam válogatni az elérhető információk között. Nem kis feladat, de igyekszem jól csinálni. Persze ez SOKKAL könnyebb, ha a küldők is segítik ezt. Ráadásul nekik is érdekük. Néhány hasznos tanács, amit érdemes megfontolni. Nem feltétlenül csak sajtóval kommunikálóknak, bár főleg nekik szól:

  1. Legyen sajtólista – és használják
    Legyen könnyű felíratkozni rá, és ha kéri az ember, lehetőleg elsőre vegyék fel, és kapja is az információkat rendszeresen. Furcsa, hogy ezt mondani kell, de vannak helyek, ahol nem értik a fogalmat, és nem is használják. A sajtólista a legegyszerűbb módja annak, hogy valaki tudassa a sajtóval a számára fontos, közlésre szánt információkat, felhívja a figyelmet aktualitásokra, újdonságokra. Tessék begyűjteni az érdeklődő sajtó elérhetőségeit, és tessék nekik elküldeni, ha valami érdekes információ előkerül.
    -Ismerek olyan helyet, ahol felvettek a sajtólistára, évente rákérdezek és megerősítik, hogy rajta vagyok, és még soha nem küldtek semmilyen információt. Pedig biztos lenne mit kommunikálniuk, ha a legkisebb hajlandóság meglenne bennük.
    -Ismerek olyan céget is, ahol kijelentik “csak nem képzelem”, hogy ők majd leveleznek minden újsággal? Ha kell valami keressem őket.
    Így is lehet, csak (költői) kérdés, hogy érdemes-e.
    -Több helyen előfordul, hogy 4-5-6 alkalommal is kérvényezni kell a sajtólistára felkerülést, hogy végre elkezdjenek jönni az információk.
  2. Ne legyen kötelező – lehessen leírítkozni
    Kár előírni a sajtólistára felíratkozást, ha nem akarja úgyse fogja olvasni az ember, legfeljebb több gondot okoz neki, és negatívabbak lesznek a benyomásai. Szóval lehessen leíratkozni is. Udvarias gesztus, ha kezdésként – esetleg bizonyos időközönként újra – megkérdezik, hogy küldhetnek-e információkat, vagy leíratkozna az ember. Mindenkinek az a legegyszerűbb, ha a leíratkozáshoz és adatmódosításhoz minden levél végén ott egy link, vagy a szükséges információ, hogy mit kell hozzá tenni.
  3. Legyen naprakész
    Célszerű rendszeresen (legalább évente, fél évente) frissíteni, hogy még élnek-e a címek, telefonszámok, ugyanazoknál a lapoknál dolgoznak-e a címzettek, változott-e az igényük, érdeklődésük.
  4. Rejtsd el a címzetteket
    Sokan elkövetik azt a hibát, hogy az összes címzettet feltüntetik a levélben, ami sokszor zavaró, sőt akár kifejezetten problémás is tud lenni. Jobb ha nem látszik a levél többi címzettje. Nekik sem kell tudniuk egymásról, azt sem szeretnéd, hogy mindenki tudja kikkel állsz kapcsolatban, biztos te sem akarod, hogy esetleg valamelyik címzett vírusos számítógépe megtámadja minden veled együttműködő számítógépét, azt meg végképp nem akarod, hogy ilyesmi miatt reklamáljanak, vagy csak rossz szemmel nézzenek rád. Olvass erről bővebben a problémáról szóló külön írásomban!
  5. Legyen könnyen kezelhető
    A kiküldött sajtóanyag célja, hogy minél könnyebb legyen dolgozni vele. Tessék már a tárgyban és a levél törzsében feltüntetni a fő információkat. Ne csak annyi legyen a tárgy, hogy “meghívó”, vagy “közlemény”. Már a tárgyból derüljön ki, hogy ki hol mit csinál.
    Sokkal jobb, ha első ránézésre látszik, hogy valami érdekes (vagy nem), mint megnyitni a levelet, majd megnyitni a csatolt fájlt, és aztán konstatálni, hogy nem érdekli az embert. Csak az idő megy vele. Lehet, hogy nem fogják az ember minden levelét elolvasni (miért várnánk el, ha nem érdekes számukra), viszont így kevésbé maradnak le azokról, amik tényleg érdekesek.
  6. Ne csatolt fájlban küldd el a levél szövegét!
    Tucatjával, ha nem százával nézegeti az ember naponta a ránézésre hasonló leveleket. Általában szeretné már a tárgy alapján tudni, hogy a levélben nagyjából miről fog olvasni. Legyen a levél tárgya rövid összefoglaló, és a lényeg legyen benne a levél törzsében. Ne kelljen még egy külön fájlt megnyitni, hogy kiderüljenek a részletek.
    Külön idegesítő, mikor a levelet megnyitva sem találok semmi mást csak egy
    titoktartási sablonszöveget (lásd a linken és a 13. pontban), így ahhoz, hogy végre megtudjam, hogy mi a fenére akarnak meghívni, miről akarnak tájékoztatni, meg kell nyitnom a roppant beszédes meghívó.doc vagy közlemény.doc nevű csatolt fájlt is.
    Aki ragaszkodik a fejléces levélpapírhoz, és a csatolt dokumentumhoz, az legalább egy gyors copy+paste művelettel másolja be a levélbe is az üzenetet. Sokkal egyszerűbb így az élet (arról nem is beszélve, hogy a levelező programok csak az üzenetekben tudnak keresni, a csatolt fájlokban nem). Márpedig ha valakinek 10-20 ezer levél van a postafiókjában, mint nekem, akkor előszeretettel használ keresőt, hogy megtalálja a leveleket és a bennük rejlő információt.
  7. Legyen következetes
    Ha vannak publikus információk, rendezvények, események, azokat közöljék rajta, ne máshonnan kelljen megtudni, hogy történt valami. Fotós szempontból ráadásul előnyös a tervezhető dolgokat előre jelezni, hátha fotóst küldenek rá tudósítani.
    Ha egy eseménysorozatról rendszeres tájékoztatásba kezdünk, legyen rendszeres, kiszámítható. Ha azt ígérjük naponta küldönk információt, akkor küldjünk naponta.
  8. Célközönség, tematika
    Mérjük fel, hogy kit mi érdekel, és próbáljunk olyan információt küldeni neki. Jobb a címzettnek is, ha nem csupa felesleges levelet kap, és jobb a küldőnek is, ha nem kerül rövid úton az automatikusan törölt feladók közé.
    Nekem mondjuk szakmai perverzióm, hogy inkább mindent küldjenek és majd én válogatok, mint hogy ne jöjjön valamiről értesítés, ami mégis érdekes lett volna. Éppen ezért szerintem a leíratkozás mellett fontos opció, hogy lehessen minden témát is kérni, ne kelljen feltétlenül tematikus bontásban dolgozni.
  9. Legyen informatív a levél
    Senkinek nem érdeke üres töltelék szavakat írni/olvasni. Egy sajtóanyag, pláne egy meghívó inkább legyen rövid és lényegretörő, de a fontos adatok legyenek benne. Nyilatkozatok, közlemények persze legyenek közölhetőek, nyomdakészre fogalmazva.
  10. Ha képet csatolsz, add meg a készítőt is!
    Nem elég csak a cég nevét megadni forrásként, a készítő  fotós nevét is fel kell tüntetni. Ha ezt önként megteszed, azzal növeled a megjelenés esélyét is és azt is megspórolod magadnak és másnak is, hogy vissza kelljen kérdezni rá, hogy ki készítette a fotót.
    Természetesen azt mondanom se kell, hogy csak legális képeket használj, mert sem magadnak, sem az anyagaidat közlő lapoknak nem szeretnél kellemetlenséget okozni vele, hogy egyszercsak valaki reklamál a képeid közlése miatt. Az ilyen nem használ a tartós jó kapcsolatnak.
  11. Ne csatolj nagy felbontású képeket a levélhez!
    Ne küldözgessünk kéretlenül óriás leveleket, mértes csatolt fájlokkal. Csak ha valaki kifejezetten kéri. Adott esetben lehet külön sajtólistát fenntartani, akik igényt tartanak a nagy felbontású képekre. De a kultúrált megoldás egy link, FTP szerver vagy webes fotótár elérés megadása.
    Sok postafiókom van, egyiknek se kicsi a befogadó képessége, de mikor valaki csatol egy levélhez 5-10 db nagy felbontású képet, és egy fél óráig tölti le a mobil Internetem, akkor azért csupa kellemes dolog jut eszembe a feladóról. Főleg, mikor látom, hogy egy olyan sajtóanyaghoz csatolták a képeket, ami egyébként sem érint engem, és már törlöm is.
    Arról nem is beszélve, hogy fotóriporterként jobban díjazom, ha az eseményre hívnak meg, mint ha utólag küldenek róla képet. Az igazi kedvencem viszont, mikor azt veszem észre, hogy az óriási csatolt fájlok miatt megtelt a postafiólom.
  12. Ne szerkeszd képbe a levél szövegét!
    Nem szerencsés megoldás, ha valaki képbe szerkeszti a levél tartalmát, vagy meghívó helyett csak egy rendezvény plakátját küldi el. Nagyon kedves a bele fektetett energia, és sok esetben nagyon jól tud kinézni. Fotós lévén vizuális emberként még értékelem is, ha jól sikerül a dizájnja. De szörnyen kezelhetetlen az ilyen levél. Egyrészt indokolatlanul megnöveli a levél méretét (lásd előző pont), és megnehezíti a munkát. Ha újsgáíró akar az így küldött információból cikket írni, kénytelen begépelni, ha számítógépes naptárba akarja az ember bemásolni, akkor is gépelni kell. Az sem ritka, hogy visszajelzést várnak a levélre, itt megint nem mindegy, hogy egy kép alapján kell az e-mail címet bepötyögni (kockáztatva, hogy elgépel valamit az ember), vagy szöveges levél esetén elég egy copy+paste, ami gyors, hatékony és pontos is.
    Ha valaki mindenképpen vizuálisan szerkesztett anyagot küld, kedves gesztus, ha a szöveges részt bemásolja a levélbe is – lehetőleg minden fontos információval együtt, hogy megkönnyítse a használatot.
    A PDF egy fokkal jobb megoldás, mert a képi tartalom ugyanúgy benne van, viszont a szöveg legalább kimásolható belőle. De ez sok levelező programban csatolt fájlként jelenik meg, külön meg kell nyitni. Ráadásul itt is fontos szempont, hogy a kereső nem lát bele a csatolt fájlba, így ha emlékszünk is 1-2 kulcsszóra a meghívóból, sosem fogjuk megtalálni a levelek között a keresővel, ha magában a levél szövegében nem szerepel.
  13. Aktualitás
    A lejárt hírek haszontalanok. Semmi értelme sajtóanyagot küldeni, ha már mindenhol megjelent a hír. Mégis rendszeresen kapok több napos késéssel híreket olyasmiről, amit már a nyomtatott lapok is lehoztak. De ha nem jelent meg, az eltelt idő miatt már akkor is elveszítette hírértékét, így nem érdemes közölni. Ezért kár fizetni egy sajtó ügynökségnek. Ha pedig sajtótájékoztatót, sajtóeseményt tart valaki, akkor küldjön rá meghívót is, ne csak utólag tájékoztasson, hogy mi történt ott. Különösen fotósként nem tud vele mit kezdeni az ember, legfeljebb bánhatja, hogy lemaradt róla.
  14. Ne dekoráld túl a levelet
    Néhány éve még az animált gif volt a divat, ma sokan súlyosan túl dizájnolt HTML leveleket küldözgetnek. Mintás levélpapír, fejléc, logó, színes keret, beszúrt képek, további díszítések, esetleg még aláírás is. Sokszor szépek, néha talán hatásosak, de az esetek jelentős részében teljesen feleslegesek. Egyrészt, mert nekem mindenhol egyszerű szöveges módra van állítva a levelező programom. Másrészt meg mert jobbára az itt felsorolt hibák közül legalább 2-3 másikkal súlyosbítva kapja az ember az ilyeneket, ami rögtön meglövi az értelmét minden esztétikai kezdeményezésnek. Hiába szép, ha nem hasznos, viszont legalább használhatatlan egy levél. Például mi értelme fejléces, díszes, esztétikus levélben közölni, hogy a csatolt fájlban van az érdemi információ? Pláne ha a sok dekoráció miatt 6-8 csatolt kép is kerül a levélbe, amik közt valahol meglapul egy információkat is tartalmazó csatolmány, amit kereshet az ember. És mi értelme a díszes, fejléces elegáns levélnek, ha hosszabb az aláírás, mint az üzenet?
  15. Nem kell titoktartási figyelmeztetés egy közlésre szánt levélbe!
    Egyik kedvenc vesszőparipám, mikor egy közlésre szánt sajtó információkat tartalmazó levélben azt olvasom, hogy a levél bizalmas információkat tartalmaz, és halálos vétek azt elárulni. Most akkor nyilvános, vagy bizalmas? Titokban tartsam, vagy azért küldték, hogy hírül adjam? Vagy ez valami beugratás, és figyel a kandi kamera?
  16. Indokolatlanul, ne küldj az éjszaka közepén levelet!
    Komoly gondot persze nem okoz, ha a hajnali órákban küldesz sajtóanyagot valakinek (akinek csipog miatta a telefonja és erre felébred az különben is megérdemli). Egyébként én például előszeretettel levelezek éjszaka, de ha munkával kapcsolatban írsz, akkor a legtöbb helyen munkaidőben jobbak az esélyeid.
  17. Nem árt GPS koordinátákat megadni meghívóban!
    Rendszeresen előfordulnak olyan meghívók, amik nem egy jól behatárolható települési címen (utca, házszám) található helyekre invitálnak, hanem település külterülete, frissen épült létesítmények, vagy éppen konkrétan a magyar puszta közepén álló magányos kilóméterkő a helyszín. És szinte minden ilyen esetben ügyetlenül bajlódnak a szervezők annak megadásával, hogy hányadik kilóméter és milyen település tábla után melyik görbe fánál kell jobbra vagy balra fordulni.
    A XXI. században vagyunk, nem érdemes idegenkedni a GPS koordinátáktól. Egységes, és jól használható fejlett technika. Még ha nem is navigál mindenki ilyen készülékkel, sokan tudják használni, és a jobb Internetes térképek is boldogulnak vele. A GPS koordináták számpárja nem foglal sok helyet a levélben, nem olyan nehéz kideríteni, ha kíváncsi rá az ember, és kedves, segítő gesztus lehet a hozzá tartozó Google – vagy bármely más webes térkép szolgáltatás – térkép linkjét megadni. Tudom, hogy maga a koordináta sokaknak nem értelmezhető, nem túl ember barát. De ha már ez a legfejlettebb helymeghatározási módszer, akkor érdemes élni vele.
  18. Mi lehet Mr Patrick Chan remek üzleti ajánlata?
  19. Ki lehet Anikó, aki mindig szex oldalakat ajánl?
  20. Miért küldenék magamnak viagra reklámot?

Oszd meg az ismerőseiddel és iratkozz fel a blog hírlevelére! Ne maradj le az újdonságokról!

Címkék